Português

English

Português

English

Tema Escuro

Agente Secretário com Calendário - Tutorial Completo ​

Neste tutorial, você aprenderá a criar um Agente Secretário completo para um consultório dentário, capaz de:

  • Consultar disponibilidade no Google Calendar
  • Agendar consultas diretamente via WhatsApp
  • Realizar análise pós-atendimento
  • Registrar interações em Google Sheets automaticamente

Pré-requisitos ​

  • Conta SipPulse AI configurada
  • WhatsApp Business configurado (veja guia)
  • Conta Google com Google Calendar ativo
  • Conta Make.com
  • Google Sheets para registro de dados

1. Configurando Automações no Make ​

1.1 Webhook para Consultar Disponibilidade ​

Primeiro, vamos criar um webhook que consulta horários disponíveis no calendário.

  1. Acesse o Make e crie um novo cenário

  2. Adicione um módulo Webhook como trigger:

    • Clique em Create a webhook
    • Nomeie como consultar_calendario_dentista
    • Copie a URL gerada (será usada no agente)

  3. Configure o Google Calendar:

    • Adicione módulo Google Calendar → Search Events
    • Configure as credenciais do Google
    • Parâmetros importantes:
      Calendar ID: primary (ou ID específico do consultório)
Time Min: {{query.data_inicio}} (vem do webhook)
Time Max: {{query.data_fim}} (vem do webhook)
Max Results: 50

  4. Processamento e Resposta:

    • Adicione módulo Tools → Set Variables para processar dados
    • Adicione módulo Webhooks → Webhook Response para retornar JSON:
json
{
  "horarios_ocupados": [
    {
      "inicio": "2024-01-15T09:00:00",
      "fim": "2024-01-15T10:00:00",
      "titulo": "Consulta - João Silva"
    }
  ],
  "horarios_livres": [
    "09:00", "10:00", "11:00", "14:00", "15:00", "16:00"
  ],
  "data_consultada": "2024-01-15"
}

1.2 Webhook para Agendar Consulta ​

  1. Crie outro cenário no Make

  2. Adicione Webhook trigger:

    • Nome: agendar_consulta_dentista
    • Copie a URL

  3. Configure Google Calendar Create Event:

    • Módulo: Google Calendar → Create an Event
    • Parâmetros:
      Calendar ID: primary
Summary: Consulta - {{query.nome_paciente}}
Start Date: {{query.data_inicio}}
End Date: {{query.data_fim}}
Description: Agendado via WhatsApp
Location: Consultório Dr. Silva

  4. Resposta de confirmação:

json
{
  "sucesso": true,
  "evento_id": "{{google_calendar_event_id}}",
  "mensagem": "Consulta agendada com sucesso para {{query.nome_paciente}}"
}

2. Criando o Agente Secretário ​

2.1 Configuração Básica ​

  1. Acesse Agentes na plataforma SipPulse AI
  2. Clique em "Novo Agente"
  3. Configure o perfil:
    • Nome: Secretário Dr. Silva
    • Descrição: Assistente virtual para agendamento de consultas odontológicas
    • Modelo: GPT-4.1 (recomendado para tarefas complexas)

2.2 Instruções do Sistema ​

markdown
# IDENTIDADE
Você é Marina, a secretária virtual do consultório odontológico Dr. Silva. Você é profissional, atenciosa e especialista em agendamentos.

# PERSONALIDADE
- Sempre educada e empática
- Eficiente no agendamento
- Conhece bem os procedimentos do consultório
- Paciente com dúvidas dos pacientes
- Proativa em oferecer soluções

# HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO
- Segunda a Sexta: 8h às 18h
- Sábado: 8h às 12h
- Domingo: Fechado
- Horários de consulta: 30 minutos cada
- Intervalo para almoço: 12h às 14h

# PROCEDIMENTOS DISPONÍVEIS
- Consulta de rotina (30 min)
- Limpeza (45 min)
- Tratamento de canal (60 min)
- Extração (45 min)
- Clareamento (60 min)

# FLUXO DE AGENDAMENTO
1. Cumprimente o paciente e pergunte seu nome
2. Identifique o tipo de procedimento desejado
3. Consulte disponibilidade usando a ferramenta consultar_calendario
4. Apresente opções de horários livres
5. Confirme os dados com o paciente
6. Efetue o agendamento usando a ferramenta agendar_consulta
7. Forneça informações importantes (endereço, recomendações)

# REGRAS IMPORTANTES
- Sempre confirme nome completo e telefone antes de agendar
- Não agende fora do horário de funcionamento
- Para procedimentos longos (>45min), preferencialmente pela manhã
- Sempre pergunte se é primeira consulta no consultório
- Ofereça reagendamento se não houver horário disponível no dia solicitado

# INFORMAÇÕES DO CONSULTÓRIO
- Endereço: Rua das Flores, 123 - Centro
- Telefone: (11) 99999-9999
- Dr. Silva - CRO 12345
- Estacionamento gratuito disponível
- Aceita cartão e PIX

# INSTRUÇÕES FINAIS
- Para urgências odontológicas, oriente a ligar diretamente
- Sempre termine perguntando se há mais alguma dúvida
- Seja clara sobre política de cancelamento (24h de antecedência)

2.3 Configurando Ferramentas ​

Ferramenta 1: Consultar Calendário ​

  1. Clique em "+ Nova ferramenta"
  2. Selecione "Integração com APIs"
  3. Configure:
    • Nome: consultar_calendario
    • Descrição: Consulta horários disponíveis no Google Calendar do consultório
    • Estrutura:
      json
      {
  "data_inicio": "string",
  "data_fim": "string"
}
    • URL: Cole a URL do webhook do Make (consultar)
    • Método: GET
    • Modo: Query Parameters

Ferramenta 2: Agendar Consulta ​

  1. Adicione outra ferramenta
  2. Configure:
    • Nome: agendar_consulta
    • Descrição: Agenda uma nova consulta no Google Calendar
    • Estrutura:
      json
      {
  "nome_paciente": "string",
  "telefone": "string",
  "procedimento": "string",
  "data_inicio": "string",
  "data_fim": "string"
}
    • URL: Cole a URL do webhook do Make (agendar)
    • Método: POST
    • Modo: Body

3. Criando Análise Pós-Atendimento ​

3.1 Nova Análise Estruturada ​

  1. Acesse "Análises Estruturadas"
  2. Clique "Nova Análise"
  3. Configure:
    • Nome: atendimento_secretaria_dentista
    • Descrição: Avalia a qualidade do atendimento e sucesso do agendamento
    • Modelo: GPT-4.1-mini

3.2 Estrutura da Análise ​

Configure os seguintes campos:

Nome: atendimento_secretaria_dentista

Descrição: Análise pós-atendimento para avaliar agendamentos e satisfação do paciente no consultório dentário.

Estrutura:

  • agendamento_realizado

    • Tipo: Booleano
    • Nome: agendamento_realizado
    • Descrição: Se uma consulta foi efetivamente agendada

  • nome_paciente

    • Tipo: Texto
    • Nome: nome_paciente
    • Descrição: Nome completo do paciente atendido

  • tipo_procedimento

    • Tipo: Texto
    • Nome: tipo_procedimento
    • Descrição: Tipo de procedimento solicitado (Consulta de rotina, Limpeza, Tratamento de canal, Extração, Clareamento, Não definido)

  • data_agendada

    • Tipo: Texto
    • Nome: data_agendada
    • Descrição: Data e horário agendados (formato YYYY-MM-DD HH:mm)

  • satisfacao_atendimento

    • Tipo: Texto
    • Nome: satisfacao_atendimento
    • Descrição: Avaliação da satisfação baseada no tom da conversa (Muito satisfeito, Satisfeito, Neutro, Insatisfeito, Muito insatisfeito)

  • motivo_nao_agendamento

    • Tipo: Texto
    • Nome: motivo_nao_agendamento
    • Descrição: Se não houve agendamento, qual foi o motivo

  • primeira_consulta

    • Tipo: Booleano
    • Nome: primeira_consulta
    • Descrição: Se é a primeira vez do paciente no consultório

  • observacoes

    • Tipo: Texto
    • Nome: observacoes
    • Descrição: Observações importantes sobre o atendimento

3.3 Ativando Pós-Análise no Agente ​

  1. Edite o agente criado
  2. Vá para aba "Pós-Análise"
  3. Ative o toggle da análise atendimento_secretaria_dentista
  4. Salve o agente

4. Conectando ao WhatsApp ​

4.1 Configuração do Canal ​

  1. No agente, clique "⋮ → Publicar"
  2. No cartão WhatsApp, clique "Conectar"
  3. Siga o processo de autenticação (veja guia detalhado)

4.2 Configurar Preferências ​

  1. Clique "⋮ → Preferências" no cartão WhatsApp
  2. Configure:
    • Encerramento por inatividade: 10 minutos
    • Mensagem de fechamento: "Obrigada pelo contato! Se precisar de mais alguma coisa, estarei aqui. Tenha um ótimo dia! 😊"
    • Suporte a áudio: Ativado com modelo pulse-precision-v3

5. Configurando Webhook para Google Sheets ​

5.1 Criando Webhook na Plataforma ​

  1. Acesse "Webhooks" no menu superior
  2. Clique "Criar"
  3. Configure:
    • URL: URL do webhook do Make (que criaremos a seguir)
    • Segredo: minha_chave_secreta_dentista_2024
    • Eventos: Marque apenas thread.closed

5.2 Automação no Make para Google Sheets ​

  1. Crie novo cenário no Make
  2. Adicione módulo Webhook como trigger
  3. Configure Google Sheets:
    • Módulo: Google Sheets → Add a Row
    • Selecione sua planilha
    • Configure colunas:
Data/Hora: {{webhook.data.timestamp}}
Nome Paciente: {{webhook.data.post_analysis.nome_paciente}}
Agendamento Realizado: {{webhook.data.post_analysis.agendamento_realizado}}
Procedimento: {{webhook.data.post_analysis.tipo_procedimento}}
Data Agendada: {{webhook.data.post_analysis.data_agendada}}
Satisfação: {{webhook.data.post_analysis.satisfacao_atendimento}}
Primeira Consulta: {{webhook.data.post_analysis.primeira_consulta}}
Observações: {{webhook.data.post_analysis.observacoes}}

5.3 Validação de Segurança no Make ​

Adicione módulo Tools → Set Variables antes do Google Sheets para validar o webhook:

javascript
// Validação HMAC (adaptado para Make)
const crypto = require('crypto');
const secret = 'minha_chave_secreta_dentista_2024';
const signature = headers['x-signature'];
const timestamp = headers['x-timestamp'];
const payload = JSON.stringify(webhook_data);

const expectedSignature = crypto
  .createHmac('sha256', secret)
  .update(`${payload}:${timestamp}`)
  .digest('hex');

if (expectedSignature !== signature) {
  throw new Error('Assinatura inválida');
}

6. Testando o Sistema Completo ​

6.1 Teste no WhatsApp ​

Envie mensagem para o número conectado:

Usuário: Oi, gostaria de marcar uma consulta
Marina: Olá! Sou a Marina, secretária virtual do Dr. Silva. Será um prazer ajudá-la! 😊

Pode me informar seu nome completo, por favor?

Usuário: Maria Santos
Marina: Prazer, Maria! Que tipo de procedimento a senhora gostaria de agendar?

- Consulta de rotina (30 min)
- Limpeza (45 min)  
- Tratamento de canal (60 min)
- Extração (45 min)
- Clareamento (60 min)

Usuário: Consulta de rotina
Marina: Perfeito! Para quando gostaria de agendar? Pode me informar uma data preferencial?

6.2 Verificar Integrações ​

  1. Calendar: Verifique se eventos aparecem no Google Calendar
  2. Sheets: Confirme se dados são registrados após encerramento
  3. Análise: Visualize resultados na interface da thread

7. Monitoramento e Melhorias ​

7.1 Métricas Importantes ​

Acompanhe no Google Sheets:

  • Taxa de conversão (agendamentos/atendimentos)
  • Tipos de procedimentos mais solicitados
  • Horários de maior demanda
  • Satisfação dos pacientes

7.2 Otimizações Sugeridas ​

  1. Adicionar lembretes: Crie automação para enviar lembretes 1 dia antes
  2. Cancelamentos: Implemente ferramenta para cancelar/reagendar
  3. Lista de espera: Sistema para avisar sobre horários que abriram
  4. Templates proativos: Mensagens de follow-up pós-consulta

Conclusão ​

Agora você tem um sistema completo de agendamento via WhatsApp que:

✅ Consulta disponibilidade em tempo real
✅ Agenda automaticamente no Google Calendar
✅ Analisa qualidade dos atendimentos
✅ Registra dados para análise posterior
✅ Mantém histórico completo de interações

O sistema está pronto para receber pacientes e pode ser facilmente adaptado para outros tipos de negócios que dependem de agendamentos.